Als je begint met ondernemen, is de kans groot dat je te maken krijgt met btw, oftewel omzetbelasting. Maar hoe werkt dat precies? Wat moet je weten over btw-aangifte, factureren en aftrekbare btw? In dit artikel leg ik de btw-regels voor startende ondernemers helder en praktisch uit, zodat je zonder stress je administratie op orde krijgt.
Wat is btw eigenlijk?
Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Als ondernemer ben je de schakel tussen leverancier en klant. Je rekent btw op je producten of diensten aan je klant, en betaalt btw op je eigen zakelijke aankopen. De belasting die je ontvangt van je klant moet je afdragen aan de Belastingdienst, maar de btw die jij zelf hebt betaald, mag je daarvan aftrekken. Het verschil draag je af, of krijg je terug.
Je fungeert dus als een soort doorgeefluik voor de Belastingdienst. Maar dan wel eentje waar behoorlijk wat regels bij komen kijken.
TIP: bedenk altijd dat deze btw nooit van jou is. Jij bent alleen doorgeefluik. Ga de btw die je dus binnenkrijgt op je verkoopfacturen dan ook niet uitgeven. Zet dit apart zodat je niet in de problemen komt bij je btw aangifte.
Wanneer ben je btw-plichtig?
Bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel beoordeelt de Belastingdienst automatisch of je als btw-ondernemer wordt aangemerkt. Meestal is dat het geval als je zelfstandig producten of diensten levert tegen een vergoeding. In de meeste gevallen ontvang je binnen een paar dagen een btw-identificatienummer en wordt je ingeschreven voor de btw-aangifte.
Let op: ook als je nog geen omzet maakt of alleen werkt met particuliere klanten, ben je vaak alsnog btw-plichtig.
Hoe werkt btw-aangifte?
De Belastingdienst laat je weten hoe vaak je aangifte moet doen. De meeste startende ondernemers doen dit per kwartaal. Je moet dan zelf uitrekenen hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten, hoeveel btw je zelf hebt betaald, en wat het verschil is.
In de btw-aangifte geef je op:
- Je omzet (exclusief btw)
- De btw die je hebt gerekend (verschillende tarieven)
- De btw die je hebt betaald aan leveranciers (voorbelasting)
- Het bedrag dat je moet afdragen of terugkrijgt
De aangifte doe je digitaal, via het ondernemersportaal van de Belastingdienst of via een boekhoudpakket. Betaal altijd op tijd: anders loop je het risico op een boete of rente.
De verschillende btw-tarieven
In Nederland zijn er drie btw-tarieven:
- 21%: het standaardtarief, van toepassing op de meeste goederen en diensten
- 9%: voor bijvoorbeeld voedingsmiddelen, boeken en kappersdiensten
- 0%: bij internationale leveringen binnen de EU of export buiten de EU
Let op: je kunt vanuit je bedrijf te maken krijgen met verschillende btw-tarieven. Bekijk per product of dienst daarom goed welk btw-tarief erbij hoort. Op mijn dienstverlening zit bijvoorbeeld standaard 21% btw. Maar op e-books die ik verkoop, zit 9% btw.
Sommige diensten zijn vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld medische zorg, onderwijs en kinderopvang. Let op: vrijstelling is niet hetzelfde als het 0%-tarief. Bij vrijstelling mag je geen btw rekenen, maar mag je ook géén btw aftrekken over je zakelijke kosten. Dat kan nadelig zijn.
Btw op je inkoopfacturen (voorbelasting)
Als btw-ondernemer mag je de btw op zakelijke kosten terugvorderen. Dit wordt ‘voorbelasting’ genoemd. Denk aan:
- Btw op je laptop of printer
- Btw op je website hosting
- Btw op zakelijke cursussen of software
Voorwaarde is wel dat je een geldige factuur hebt ontvangen én dat de aankoop zakelijk is. Bewaar je facturen dus zorgvuldig, digitaal of op papier.
Twijfel je of je iets zakelijk mag opvoeren? Overleg dan met je boekhouder of check de website van de Belastingdienst.
Een auto van de zaak? Houd dan ook goed rekening met de btw. In dit artikel lees je er meer over.
Heb je hulp nodig bij het invullen van je btw aangifte? Download dan de handreiking btw aangifte waarin ik je meeneem in aangifte stap voor stap.
De kleineondernemersregeling (KOR)
Verdien je niet zoveel en wil je het liefst zo min mogelijk gedoe met de btw? Dan kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Als je voldoet aan de voorwaarden, hoef je geen btw te rekenen aan je klanten en ook geen aangifte meer te doen.
Voorwaarden KOR:
- Je omzet blijft onder de €20.000 per jaar
- Je onderneming is in Nederland gevestigd
- Je meldt je aan vóór de start van een nieuw kwartaal
De KOR is vooral handig als je veel particuliere klanten hebt die geen btw kunnen aftrekken. Houd er wel rekening mee dat je ook geen btw meer mag terugvragen over zakelijke kosten. Lees in dit artikel alles over de KOR.
Veelgemaakte fouten bij btw voor starters (en hoe je ze voorkomt)
1. Te laat aangifte doen:
Dit gebeurt sneller dan je denkt. Zet herinneringen in je agenda en werk je administratie regelmatig bij.
2. Btw verkeerd berekenen:
Gebruik altijd een goed facturatie- of boekhoudsysteem. Die rekenen de btw automatisch goed uit.
3. Btw vergeten te reserveren:
Zorg dat je bij ontvangst van elke betaling direct de btw apart zet. Zie het niet als geld dat van jou is.
4. Privékosten opvoeren met btw:
Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Btw op je privételefoonabonnement of boodschappen mag je niet terugvragen.
Btw en internationaal ondernemen
Als je zakendoet met het buitenland, gelden er aanvullende regels. Lever je producten aan ondernemers binnen de EU? Dan mag je vaak 0% btw rekenen, maar moet je klant wel een geldig btw-nummer hebben. Koop je zelf iets in uit het buitenland? Dan pas je de ‘verleggingsregeling’ toe en moet je buitenlandse btw mogelijk zelf aangeven.
Internationale btw-regels zijn complexer dan binnenlandse transacties. Laat je hierover goed adviseren zodra je over de grens gaat leveren of inkopen.
Conclusie: maak btw een vast onderdeel van je routine als starter
Als startende ondernemer kun je niet om de btw heen. Maar je hoeft het jezelf ook niet onnodig moeilijk te maken. Met een goede administratie, een vast ritme voor je aangifte en een heldere scheiding tussen zakelijk en privé voorkom je veel problemen.
Btw is iets dat je moet meebewegen in je bedrijfsvoering — geen bijzaak, maar een integraal onderdeel van hoe je je onderneming financieel organiseert. Zorg ervoor dat je je hierin verdiept, hulp inschakelt waar nodig en je systemen op orde hebt. Zo houd jij tijd over voor de groei van je bedrijf — en blijft de Belastingdienst tevreden.
