Je bent druk met het opzetten van je product of dienst, je eerste klanten, marketing en misschien ook wel je website. Logisch dat je niet meteen denkt aan belastingreserves, pensioenen of boekhouding. Toch zijn juist die financiële aspecten cruciaal voor een gezonde start. In dit artikel neem ik je mee langs de meest voorkomende financiële valkuilen voor startende ondernemers, zodat jij ze kunt vermijden.
1. De belangrijkste financiële valkuil: geen belastinggeld opzijzetten
Een van de meest gemaakte fouten door beginnende ondernemers is dat ze vergeten dat een groot deel van hun omzet niet van henzelf is. Het lijkt aantrekkelijk: je eerste facturen worden betaald, het saldo op je zakelijke rekening groeit en het voelt alsof je eindelijk goed bezig bent. Maar die inkomsten zijn nog inclusief btw én je moet nog inkomstenbelasting betalen.
Zonder reservering kan dit bij je eerste aangifte tot vervelende verrassingen leiden. Deze bedragen lopen al snel op. Onthoud allereerst dat de btw nooit van jou is. Deze heb je alleen tijdelijk in bewaring en draag je per kwartaal af aan de Belastingdienst door middel van de btw aangifte per kwartaal.
Daarnaast betaal je jaarlijks Inkomstenbelasting over je winst uit onderneming (voor ondernemers met een eenmanszaak). Afhankelijk van je winst en ondernemersaftrekposten, is dit 10-45% van je winst.
Tip: wil je weten hoeveel je opzij moet zetten voor je jaarlijkse aangifte Inkomstenbelasting? Download dan de template ‘opzij zetten voor je belasting‘ en je voorkomt deze financiële valkuil.
2. Je administratie te laat (of helemaal niet) opzetten
Veel startende ondernemers zien administratie als een bijzaak. Ze bewaren bonnetjes los in een la of denken: “Ik regel dat later wel.” Maar een rommelige of ontbrekende administratie kan je op meerdere manieren opbreken. Niet alleen loop je het risico op boetes als je je belastingaangifte niet op tijd of onjuist doet, je mist ook het overzicht over hoe je bedrijf er werkelijk voorstaat.
Een goede administratie helpt je bij het nemen van onderbouwde beslissingen. Het geeft inzicht in je cashflow, in je meest winstgevende producten of diensten, en helpt je om trends in je omzet te herkennen. Daarbij is een correcte administratie wettelijk verplicht. Zorg er dus voor dat je vanaf dag één een systeem hebt, of dat nu Excel is, een boekhoudprogramma of een samenwerking met een boekhouder.
Tip: Gebruik een boekhoudprogramma met facturatie-optie, dan heb je altijd een correct sjabloon. Ik gebruik zelf sinds 2016 e-Boekhouden.nl en ben daar heel tevreden over. Met deze link kun je dit online boekhoudprogramma ook 15 maanden gratis proberen.
3. Privé en zakelijk niet gescheiden houden
Het is een valkuil waar bijna elke starter mee begint: zakelijke kosten vanaf een privé rekening betalen of andersom. En hoewel het in het begin misschien nog overzichtelijk lijkt, raakt het al snel in de war. Bij het doen van belastingaangifte moet je uitzoeken welke transacties zakelijk waren en welke privé. Dit kost niet alleen veel tijd, het verhoogt ook de kans op fouten.
Een zakelijke bankrekening is daarom geen overbodige luxe, maar een praktische noodzaak. Daarmee houd je eenvoudig overzicht over je bedrijfsinkomsten en -uitgaven. En het straalt bovendien professionaliteit uit naar je klanten. De kosten van deze zakelijke bankrekening wegen al snel op tegen het nadeel van de extra kosten.
4. Geen buffer opbouwen
Als ondernemer heb je geen vast maandelijks salaris dat op een vaste dag wordt gestort. Je inkomsten kunnen van maand tot maand verschillen. Daarom is het belangrijk dat je een buffer opbouwt, zowel privé als zakelijk. Toch zie ik veel starters die dit vergeten of uitstellen.
Zonder buffer loop je het risico dat je bij een tegenvaller, bijvoorbeeld een klant die te laat betaalt, onverwachte kosten of een periode met minder opdrachten, direct in de knel komt.
Mijn advies: maak het opbouwen van een financiële buffer een vast onderdeel van je maandelijkse planning. Begin klein, bijvoorbeeld met 5% van je omzet, en bouw dat uit zodra het kan.
5. Geen rekening houden met toekomstige kosten
Bij het maken van je eerste winst denk je misschien: “Dat heb ik toch maar mooi voor elkaar.” En dat is ook zo. Maar vergeet niet dat er ook toekomstige kosten aankomen die niet maandelijks terugkomen. Denk aan de btw-afdracht, je jaarlijkse belastingaangifte, verzekeringen, nieuwe apparatuur of de aanschaf van softwarelicenties.
Zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt van deze zogenaamde periodieke of incidentele kosten. Je voorkomt zo dat je ineens een groot bedrag moet betalen waar je geen rekening mee hebt gehouden.
6. Te lang blijven hangen in de eenmanszaak (of juist te snel overstappen naar een bv)
De eenmanszaak is een populaire en toegankelijke rechtsvorm om mee te starten. Toch zie ik regelmatig dat ondernemers te lang vasthouden aan deze vorm, ook wanneer hun winst oploopt en ze steeds meer risico lopen. Een bv kan in dat geval financieel en juridisch voordeliger zijn, je bent bijvoorbeeld niet meer privé aansprakelijk en hebt bij hogere winst vaak een lager belastingtarief.
Aan de andere kant zijn er ook ondernemers die te snel overstappen naar een bv, terwijl de extra kosten en administratieve lasten (zoals het DGA-salaris) nog niet opwegen tegen de voordelen. Laat je hierin dus goed adviseren door een financieel expert of accountant die de situatie met je doorrekent.
Tip: wil jij weten of je het kantelpunt van eenmanszaak naar bv al hebt bereikt? Dat doe je met de template ‘eenmanszaak of bv’.
7. Geen pensioen of arbeidsongeschiktheidsvoorziening regelen
Als startende ondernemer denk je misschien: “Dat komt later wel.” Maar het ontbreken van een pensioenregeling of vangnet bij ziekte kan je op lange termijn hard raken. In loondienst wordt dit (deels) voor je geregeld, maar als ondernemer ben je hier volledig zelf verantwoordelijk voor.
Gelukkig zijn er veel verschillende opties, zoals:
- Een lijfrenteproduct bij een bank of verzekeraar
- Beleggen voor je pensioen via een beleggingsrekening
- Een broodfonds of schenkkring als alternatief voor een AOV
- Goedkoop een AOV regelen
Ook hier geldt: begin klein. Iedere maand €50 opzijzetten is al beter dan niets doen.
8. Geen tijd besteden aan financiële planning
Je bent druk met klanten, opdrachten, sales en marketing. Begrijpelijk dat je niet dagelijks aan financiële planning denkt. Maar het loont wél om hier maandelijks bewust tijd voor vrij te maken. Een goed financieel plan helpt je namelijk met:
- Het stellen van omzetdoelen
- Het maken van keuzes: investeren of sparen?
- Het voorkomen van geldstress
- Inzicht krijgen in je winstgevendheid per dienst of product
Zonder plan is het moeilijk om strategisch te groeien. En uiteindelijk wil je natuurlijk niet alleen hard werken, maar ook slim ondernemen. Ook als je je boekhouding hebt uitbesteed aan een boekhouder wil je juist je financiële planning goed op orde hebben.
Conclusie: wees jezelf voor
Ondernemen betekent risico nemen. Maar veel financiële valkuilen zijn geen onvermijdelijke pech, maar simpelweg het gevolg van onwetendheid of uitstelgedrag. Door je bewust te zijn van deze fouten én actie te ondernemen, kun je jezelf veel gedoe, stress en geld besparen.
Je hoeft het bovendien niet allemaal alleen te doen. Een boekhouder of financieel adviseur kan je helpen om je cijfers op orde te brengen, slimme keuzes te maken en je bedrijf gezond te laten groeien. Zie het als een investering in jezelf en in je succes op de lange termijn.
